การนำเข้าและการส่งออก

Bluecoins นำเข้าประวัติธุรกรรมของคุณจากไฟล์ได้ และส่งออกรายงานของคุณเพื่อให้คุณแชร์ เก็บถาวร หรือวิเคราะห์ที่อื่น การนำเข้าและการส่งออกอยู่ใน การตั้งค่า → การจัดการข้อมูล

การนำเข้า: CSV และ QIF

รองรับสองรูปแบบไฟล์: CSV และ QIF ทั้งคู่ผ่านขั้นตอนเดียวกัน — อ่านไฟล์ ตรวจสอบแต่ละแถว จับคู่เป็นธุรกรรม แล้วบันทึก — และทั้งคู่แสดงหน้าจอความคืบหน้าขณะทำงาน

ทีละขั้น: การนำเข้า CSV

1. ดาวน์โหลดเทมเพลต (ด้านล่าง) แล้วเปิดใน Excel, Google Sheets หรือแอปสเปรดชีตใดก็ได้
2. แทนที่แถวตัวอย่าง ด้วยธุรกรรมของคุณเอง เก็บแถวหัวตารางไว้เหมือนเดิมทุกประการ — ลำดับคอลัมน์และชื่อคอลัมน์คือสิ่งที่ตัวนำเข้าจดจำ
3. บันทึกไฟล์เป็น CSV — ใน Excel ใช้ ไฟล์ → บันทึกเป็น → CSV (คั่นด้วยจุลภาค) ไฟล์ต้องเป็น CSV ธรรมดา ไม่ใช่ไฟล์เวิร์กบุ๊ก Excel (.xlsx)
4. ใน Bluecoins ไปที่ การตั้งค่า → การจัดการข้อมูล → Excel (.csv)
5. เลือกไฟล์ จากอุปกรณ์ของคุณ
6. เลือกตัวเลือกการนำเข้า (ดูด้านล่าง) แล้วยืนยัน
7. ตรวจสอบผลลัพธ์ — แอปจะแสดงจำนวนแถวที่นำเข้าสำเร็จและข้อผิดพลาดของแต่ละแถว แก้ไขแถวที่ล้มเหลวในไฟล์แล้วนำเข้าอีกครั้ง แถวที่สำเร็จถูกบันทึกไว้แล้ว

เทมเพลต CSV

มีเทมเพลตสองแบบที่ระบบจดจำและตรวจหาอัตโนมัติจากจำนวนคอลัมน์ในแถวหัวตาราง ดาวน์โหลดแบบที่เหมาะกับข้อมูลของคุณ:

• เทมเพลตมาตรฐาน (12 คอลัมน์) — Type, Date, Item or Payee, Amount, Parent Category, Category, Account Type, Account, Notes, Label, Status, Split ใช้แบบนี้เมื่อจำนวนเงินทั้งหมดอยู่ในสกุลเงินหลักของคุณ
• เทมเพลตขั้นสูง (14 คอลัมน์) — คอลัมน์เดียวกันบวกกับ Currency และ Conversion Rate สำหรับไฟล์ที่มีจำนวนเงินเป็นสกุลเงินต่างประเทศ

เทมเพลตแต่ละแบบยังมีเวอร์ชัน แบบมีเวลา ที่แถวตัวอย่างมีเวลาในคอลัมน์วันที่ด้วย (เช่น 7/6/2019 14:30)

เทมเพลตมาตรฐานเมื่อเปิดในสเปรดชีตมีหน้าตาแบบนี้:

และเทมเพลตขั้นสูงเพิ่มคอลัมน์สกุลเงินเข้ามา:

การกรอกคอลัมน์

แต่ละแถวบรรจุข้อมูลชุดเดียวกับที่แบบฟอร์มธุรกรรมมี:

• Type — e รายจ่าย, i รายรับ หรือ t การโอน
• Date — วันที่ของธุรกรรม สามารถต่อท้ายด้วยเวลาได้ (เช่น 7/6/2019 14:30) ค่าที่มีเฉพาะวันจะถือเป็นเที่ยงคืน
• Item or Payee — ชื่อรายการหรือผู้รับเงินของธุรกรรม
• Amount — จำนวนเงินในรูปแบบตัวเลข รายจ่ายจะถูกนำเข้าเป็นค่าติดลบและรายรับเป็นค่าบวก ไม่ว่าเครื่องหมายในไฟล์จะเป็นอย่างไร (ดู ไม่สนใจเครื่องหมายจำนวนเงิน ด้านล่าง)
• Parent Category / Category — กลุ่มหมวดหมู่และหมวดหมู่ที่อยู่ภายใต้กลุ่มนั้น หมวดหมู่ที่ไม่รู้จักจะถูกรายงานเป็นข้อผิดพลาด
• Account Type / Account — เช่น ธนาคาร, เงินสด หรือบัตรเครดิต และชื่อบัญชีภายใต้ประเภทนั้น
• Notes — ข้อความอิสระ (ไม่บังคับ)
• Label — ชื่อป้ายกำกับคั่นด้วยช่องว่าง (ไม่บังคับ)
• Status — C เคลียร์, R กระทบยอดแล้ว, V ยกเลิก (ไม่บังคับ)
• Split — แถวที่ติดกันซึ่งทำเครื่องหมายด้วย s จะถูกจัดกลุ่มเป็นธุรกรรมการแยกหนึ่งรายการ ธุรกรรมการแยกใหม่จะเริ่มทุกครั้งที่ Item or Payee เปลี่ยน คุณจึงวางธุรกรรมการแยกหลายรายการต่อกันในไฟล์ได้โดยไม่ต้องมีแถวคั่น
• Currency / Conversion Rate (เฉพาะเทมเพลตขั้นสูง) — รหัสสกุลเงินสามตัวอักษร (เช่น USD, PHP) และอัตราแลกเปลี่ยนเพื่อแปลงจำนวนเงินเป็นสกุลเงินหลักของคุณ

การโอน คือสองแถวที่ติดกัน: แถวฝั่งส่งที่มีจำนวนเงินติดลบและแถวฝั่งรับที่มีจำนวนเงินเป็นบวก — ตัวนำเข้าจะจับคู่ให้เป็นรายการโอนเดียว หากแถวที่สองหายไป แถวการโอนจะถูกนำเข้าเป็นธุรกรรมปกติ

ตัวเลือกการนำเข้า

ก่อนนำเข้า CSV คุณเลือกสามตัวเลือก:

• การเข้ารหัสไฟล์ — ชุดอักขระที่ไฟล์ถูกบันทึกไว้
• รูปแบบวันที่ — ตรวจจับอัตโนมัติ (ลองรูปแบบที่พบบ่อยหลายรูปแบบตามลำดับ) หรือระบุรูปแบบเอง
• ไม่สนใจเครื่องหมายจำนวนเงิน — เปิดไว้เป็นค่าเริ่มต้น: รายจ่ายจะถูกนำเข้าเป็นค่าติดลบและรายรับเป็นค่าบวก ไม่ว่าเครื่องหมายในไฟล์จะเป็นอย่างไร ปิดตัวเลือกนี้เพื่อใช้เครื่องหมายตามที่อยู่ในไฟล์ ซึ่งช่วยให้คุณนำเข้ารายการคืนเงิน (จำนวนเงินติดลบของรายจ่าย) หรือรายการกลับรายการได้อย่างถูกต้อง

ข้อผิดพลาดเป็นรายแถว ไม่ใช่ทั้งหมดหรือไม่ก็ล้มเหลวทั้งหมด

ไฟล์ที่มีวันที่ผิด บัญชีที่ไม่รู้จัก จำนวนเงินที่อ่านไม่ได้ หรือหมวดหมู่ที่ไม่ตรงกัน จะไม่ทำให้การนำเข้าทั้งหมดล้มเหลว แถวที่สำเร็จจะถูกบันทึกไว้ และแอปจะรายงานจำนวนข้อผิดพลาดของแต่ละแถว (รูปแบบวันที่ผิด ประเภทบัญชีไม่ถูกต้อง บัญชีไม่ถูกต้อง หมวดหมู่ไม่ถูกต้อง จำนวนเงินไม่ถูกต้อง สกุลเงินไม่ถูกต้อง จับคู่การโอนไม่สำเร็จ) คุณจึงแก้ไขเฉพาะแถวที่ล้มเหลวแล้วนำเข้าอีกครั้งได้

การส่งออก: PDF, Excel, HTML หรือพิมพ์

รายงานใน Bluecoins ส่งออกได้จากหน้าจอรายงาน กล่องโต้ตอบการส่งออกมีตัวเลือก:

• PDF — เอกสารที่พร้อมพิมพ์ (หรือส่งไปยังเครื่องพิมพ์โดยตรง)
• Excel (.csv) — CSV ที่เหมาะกับสเปรดชีต
• HTML — เอกสารที่มีการจัดรูปแบบซึ่งเปิดได้ในเบราว์เซอร์ใดก็ได้

การส่งออกรายงานเป็นคุณสมบัติของ เวอร์ชันพรีเมียม หากไม่มีเวอร์ชันพรีเมียม คุณยังส่งออกจากแท็บรายการธุรกรรมและแท็บการแจ้งเตือนของหน้าหลัก และจากรายการธุรกรรมที่เปิดจากรายงานได้ ส่วนการส่งออกของรายงานอื่นทุกชนิดจะเปิดหน้าจออัปเกรดแทน ดูได้ที่ การตั้งค่าเวอร์ชันพรีเมียม

กล่องโต้ตอบเดียวกันนี้จัดการการพิมพ์ด้วย ประเภทรายงานที่ครอบคลุม ได้แก่ ธุรกรรม งบประมาณ งบดุล กำไรสุทธิ ป้ายกำกับ ผู้รับเงิน ไทม์ไลน์ของบัญชีและหมวดหมู่ และรายงานแบบช่วงเวลา (ตามช่วงวันที่) ดู คู่มือธุรกรรม เพื่อรู้ว่ารายการที่ส่งออกมีหน้าตาอย่างไร และดู คู่มือการกระทบยอด เพื่อรู้ว่าค่าสถานะที่นำเข้า (เคลียร์/กระทบยอดแล้ว) เข้ากับการเทียบใบแจ้งยอดธนาคารอย่างไร